Çaycuma Belediyesi içinde e-imza uygulaması da bulunan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçerek akıllı belediyecilik yolunda önemli bir mesafe daha kat etti Çaycuma Belediyesi akıllı belediyecilik uygulamalarında önemli bir adım daha atarak Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçti. T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığınca belirlenen yönetmelikler ve TSE TS 13298 ulusal standardına uygun olarak oluşturulan sistemle, imzalanan herhangi bir evrak başta Kaymakamlık olmak üzere Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ağına dahil tüm kurumlara anında ulaşacak. Belgelerde kâğıt kullanımı gibi zimmet defteri, kayıt defteri başta olmak üzere matbu evraklarla, kurye, posta ve arşivleme maliyetlerini de ortadan kaldıran EBYS, Çaycuma Belediyesine hızlı, güvenilir ve masrafsız bir yazışma düzeni sunacak. EBYS ile üretilen her belge ve ekleri İçişleri Bakanlığının elektronik arşivleme sistemine otomatik olarak kaydolarak çok yönlü olarak erişime açık olacak.
DEVRİM NİTELİĞİNDE BİR İŞ
Konuyla ilgili değerlendirmelerde bulunan Çaycuma Belediyesi Başkanı Bülent Kantarcı, “Tüm motivasyonumuzu Koronavirüsle mücadele üzerine yoğunlaştırdığımız bir sırada belediyemizi yeni, modern binamıza taşıdık. Arkadaşlarımız bir yandan rutin faaliyetlerimizi aksatmadan sürdürürken, diğer yandan da devrim niteliğinde işlere imza attı. Geçen haftadan itibaren Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçtik. Artık Çaycuma Belediyesinde kağıt evrak devri bitti. Her şeyi bir bilgisayar yazılımı üzerinden elektronik imza ile hallediyoruz. Son derece hızlı, güvenilir ve ucuz olan bu sistem sayesinde zamandan da ciddi anlamda tasarruf ediyoruz. Çünkü elektronik olarak imzalanan her belge, imza atılır atılmaz muhatabına anında ulaşıyor. Uygulamaya koyduğumuz EBYS evrak takibi açısından da büyük kolaylıklar sunuyor. Son derece şeffaf bir ortam sunduğu için belgenin kimin önünde, hangi aşamada olduğu, nerede beklediği rahatça takip edilebiliyor” dedi.
EVRAK KAYBOLMASI TARİHE KARIŞIYOR
Sistemin büyük kullanım kolaylıkları sağladığını da söyleyen Kantarcı, sözlerini, “Kağıda basılı evrakların imza klasörleri içinde oradan oraya nakli devri de bitti. Elektronik ortamda oluşturulan evrak sistem üzerinden alıcılara gidiyor. E-imza için kişilerin mutlaka makamında ya da çalışma masalarında olması da gerekmiyor. Bilgisayar bulunan herhangi bir ortamda evrak incelenip imzalanabiliyor. Arkadaşlarım çok kısa bir süre sonra mobil uygulamasını da hayata geçirecek. Böylece işlerimiz çok daha hızlı ilerleyecek. Ayrıca otomatik olarak arşive kaydedileceği için belgelerin yedeklenmesi ve saklanması son derece güvenilir bir şekilde olacak. Doğru platformda, doğru biçimde yedeklenen belge ve kayıtlar ihtiyaç anında kolayca bulunabileceği gibi evrak kaybolması da artık tarihe karışacak” diyerek sürdürdü.
KAĞIT VE BASKI MALİYETLERİ ORTADAN KALKTI
EBYS’nin maliyetleri de düşüreceğini söyleyen Kantarcı, “Kâğıda basılı geleneksel yöntemde çok sayıda kopyalanmak zorunda kalan evraklar ciddi bir kâğıt ve baskı maliyeti oluşturuyordu. EBYS ile bu maliyet önemli ölçüde ortadan kalkıyor. Ben maliyetlerin azalması kadar kâğıt kullanımının azalmasını da önemsiyorum, çünkü her kâğıt bir ağaç demek. Ne kadar az kâğıt kullanırsak ormanlarımızı o kadar korur, insanlığa da o kadar hizmet etmiş oluruz. EBYS arşivleme maliyetlerini de son derece azaltıyor. Belediyemizin verimliliğiyle kurumsal kapasitesini artıracak yeni sistemle çok daha etkin hizmet vereceğiz. Sistemi başarıyla uygulamaya koyan Bilgi İşlem servisindeki tüm çalışma arkadaşlarıma şükranlarımı sunuyor, Çaycuma’mıza hayırlı olmasını diliyorum” diyerek sözlerini tamamladı.
